Для перехода в раздел Приказов на кнопке перехода должна быть надпись «Приказы».
Лицензия
Индивидуальное использование (без использования сервера, удалённых столов) - бесплатно. Использование серверной версии возможно за малое вознаграждение.
Аутентификация
Каждый пользователь входит по своему паролю.
По умолчанию в системе заведён «Администратор Радок» с паролем «12345» - рекомендуется сменить.
Для создания нового пользователя в меню «Файл»-«Пользователи» необходимо зайти с правами администратор, посмотреть может любой пользователь и нажать на кнопку с «плюсом» (добавить).
Удалить пользователя невозможно, но можно его отключить – поле (Разрешён). Поле «Напомнить обо мне» - напомнит пользователям о дне рождения, если они выберут меню «Файл»-«День рождения‼!».
Вид документа
Глобальный контейнер, в котором хранятся документы. Можно создавать «виды» по виду документов. Поиск идёт в выбранном виде документов.
Файлы
К каждому документу можно загрузить в БД 2 фала. При этом, файл загруженный в «Основной документ» нельзя будет удалить или подменить после 40 дней (он останется в БД навсегда, без возможности заменить его другим файлом), файл загруженный в «Копия документа» - можно менять, загружать повторно в любое время.
Свойства документа
На вкладке «Свойства», панели «Инструменты», можно устанавливать:
- статус документа – рабочий, списан или установить свой собственный статус (Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов»);
- Номер документа;
- Дату документа;
- Количество страниц в документе;
- Через сколько дней списать документ – будет изменён статус на «Списан» (Меню-«Приказы/Документы»-«Срок хранения» или правой мышкой по полю);
- Указать дополнительные сведения (описание документа).
Поля редактируются по двойному клику мыши.
Создание документов
Вкладка «Редактирование документов» на панели «Инструменты»-«Управление».
Пользователь может создавать документы:
- Общие – видны всем (по умолчанию);
- Личные – видны только ему (необходимо поставить галочку).
Администратор может общие документы сделать своими личными, а пользователь не имеет таких прав. Любой пользователь может сделать документы общими.
Способы создания документов:
- «Загрузить документ» - создаёт имя документа в БД и сразу запрашивает файл для загрузки. Файл размещается в разделе «Основной Документ».
- «Добавить документ» и «Добавить вложение» создают только название документа в дереве. Файлы можно прицепить потом.
- «Добавить раздел» - создаёт раздел в дереве документов с изображением папки . К разделу можно прицеплять документы.
Пометки документов
На документе можно поставить/снять пометку . Она не к чему не обязывает, просто для удобства визуального поиска важных документов.
Панель «Инструменты»-«Управление»-«Редактирование документов».
Ссылки на другие документы
К каждому документу можно привязать неограниченное количество ссылок на другие документы. Например, можно создать основной документ, а во вложении все его редакции, а можно указать, что этот приказ ссылается на другой приказ или на ряд зависимых документов.
Все ссылки отображаются в окне «Ссылки на другие документы» в низу окна. При двойном щелчке по ссылке происходит переход на выбранный документ.
Задание ссылки – указать документ, к которому будет привязываться ссылка, нажать на кнопку с галочкой в окне ссылок она изменится на кнопку , указать документ, на который нужно сослаться (к нему будет сделан переход при выборе ссылки).
При создании ссылки можно указать произвольное число – для личных целей, ни на что не влияет.
Правее ссылок в окне «Ссылки на другие документы» можно оставить описание ссылки (двойной клик для перехода в режим редактирования).
Поиск
Панель «Инструменты»-«Свойства»-«Поиск».
Документы можно искать как по номеру так и по тексту. При установленных флажках поиск идёт по любому частичному совпадению. При снятых флажках – точно, как в запросе, но можно использовать подстановочные символы:
- * - любое количество символов, например: *ама - результатом поиска могут быть слова мама, лама и пилорама;
- _ - любой один символ, например: _ама - результатом поиска могут быть слова мама и лама.
Загрузить документы
Если раньше Вы не знали об программе SD и у Вас уже есть каталог с файлами, то его можно загрузить в БД одним кликом: Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов». Все файлы будут помещаться в отдел «Основной документ». Дата и номер документа, по возможности, будут извлекаться из названия файлов, иначе дата создания берётся из системного меню компьютера.
Выгрузить выделенное
Можно выгрузить на жёсткий диск с сохранением структуры выделенный документ или целый раздел. Файлы из БД не удаляются.
Документы, проекты
Все функции и управление такое же, как и в разделе Приказы, за исключением хранения файла в «Основной документ». На это файл не накладываются жёсткие ограничения, т.е. как и «Копию документа» его можно заменить в любое время, удалить документ через, скажем, полгода.
Данный раздел «Документы» можно использовать для проектов, договоров и др. Документов не критичных, если их кто-то случайно или преднамеренно удалит. Для перехода в раздел Документов на кнопке перехода должна быть надпись «Документы».
Журналирование
Меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Журналирование».
Почти все действия в разделах Приказы и Документы записываются в журнал по следующей логике, для выбранного вида журнала: указывается что было в поле до и после редактирования, действие редактирования:
- «+» - добавлено новое действие;
- «~» - редактирование поля;
- «-» - удаление поля;
дата события, «В столбце» - где происходило изменение, «Пользователь» - под чьей учётной записью было совершено действие; с какого компьютера (имя компьютера в сети) и под каким пользователем вошёл человек на компьютер.
Журнал можно сохранить в *.xml файл и открыть в браузере или другой программой.
Очистить журнал
В меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Очистить журнал» можно очистить журнал, но несколько сотен последних строк удалить нельзя.
Размер БД не уменьшится, но новые данные и файлы будут записываться в появившееся пустое место, так что, какое-то время размер БД не будет увеличиваться.
source
Радок