Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.


Новости

2020.03.17

SD было обновлено

Смотреть

2019.08.21

 САНПРТО было обновлено

Смотреть

2018

 Запустился новый проект по гибридному усилителю звуковой мощности

Смотреть

Систематизация и хранение документов «SD»

Систематизация и хранение документов «SD»

Опубликовано 27.02.2020

Скачать полную версию (zip)

Размер: 7,67 МБайт 

Скачать обновление (v 0.7.2)

 Программное обеспечение «Систематизация документов» (SD) представляет собой базу данных и файлов. SD предназначена:

  • Для учёта:
    • Распорядительных документов (приказы, служебные записки и др.);
    • Документов (проектов, договоров, и др.);
    • Так же, записывает историю изменений в документах;
  • Ведения задач (напоминание, отслеживание).

Распорядительные документы

В древовидной структуре можно создавать названия документов, присваивать им номер и дату. Создавать каталоги и вложения документов. Прикреплять к документам по два файла. Файл «Основной документ» защищён от случайного/преднамеренного удаления и от подмены другим документом. Открывать «Основной документ» двойным кликом по названию документа. Редактировать/удалять документы в выпадающем меню.

Для перехода в раздел Приказов на кнопке перехода должна быть надпись «Приказы».

Аутентификация

Каждый пользователь входит по своему паролю.

По умолчанию в системе заведён «Администратор SD» с паролем «12345» - рекомендуется сменить.

Для создания нового пользователя в меню «Файл»-«Пользователи» необходимо зайти с правами администратор, посмотреть может любой пользователь и нажать на кнопку с «плюсом» (добавить). 

Удалить пользователя невозможно, но можно его отключить – поле (Разрешён). Поле «Напомнить обо мне» - напомнит пользователям о дне рождения, если они выберут меню «Файл»-«День рождения‼!».

Вид документа

Глобальный контейнер, в котором хранятся документы. Можно создавать «виды» по виду документов. Поиск идёт в выбранном виде документов. 

Файлы

К каждому документу можно загрузить в БД 2 фала. При этом, файл загруженный в «Основной документ» нельзя будет удалить или подменить после 40 дней (он останется в БД навсегда, без возможности заменить его другим файлом), файл загруженный в «Копия документа» - можно менять, загружать повторно в любое время.

Свойства документа

На вкладке «Свойства», панели «Инструменты», можно устанавливать:

  • статус документа – рабочий, списан или установить свой собственный статус (Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов»);
  • Номер документа;
  • Дату документа;
  • Количество страниц в документе;
  • Через сколько дней списать документ – будет изменён статус на «Списан» (Меню-«Приказы/Документы»-«Срок хранения» или правой мышкой по полю);
  • Указать дополнительные сведения (описание документа).

Поля редактируются по двойному клику мыши.

Создание документов

Вкладка «Редактирование документов» на панели «Инструменты»-«Управление».

Пользователь может создавать документы:

  • Общие – видны всем (по умолчанию);
  • Личные – видны только ему (необходимо поставить галочку).

Администратор может общие документы сделать своими личными, а пользователь не имеет таких прав. Любой пользователь может сделать документы общими.

Способы создания документов:

  • «Загрузить документ» - создаёт имя документа в БД и сразу запрашивает файл для загрузки. Файл размещается в разделе «Основной Документ».
  • «Добавить документ» и «Добавить вложение» создают только название документа в дереве. Файлы можно прицепить потом.
  • «Добавить раздел» - создаёт раздел в дереве документов с изображением папки . К разделу можно прицеплять документы.

Пометки документов

На документе можно поставить/снять пометку . Она не к чему не обязывает, просто для удобства визуального поиска важных документов.

Панель «Инструменты»-«Управление»-«Редактирование документов».

Ссылки на другие документы

К каждому документу можно привязать неограниченное количество ссылок на другие документы. Например, можно создать основной документ, а во вложении все его редакции, а можно указать, что этот приказ ссылается на другой приказ или на ряд зависимых документов.

Все ссылки отображаются в окне «Ссылки на другие документы» в низу окна. При двойном щелчке по ссылке происходит переход на выбранный документ.

Задание ссылки – указать документ, к которому будет привязываться ссылка, нажать на кнопку с галочкой в окне ссылок  она изменится на кнопку , указать документ, на который нужно сослаться (к нему будет сделан переход при выборе ссылки).

При создании ссылки можно указать произвольное число – для личных целей, ни на что не влияет.

Правее ссылок в окне «Ссылки на другие документы» можно оставить описание ссылки (двойной клик для перехода в режим редактирования).

Поиск

Панель «Инструменты»-«Свойства»-«Поиск».

Документы можно искать как по номеру так и по тексту. При установленных флажках поиск идёт по любому частичному совпадению. При снятых флажках – точно, как в запросе, но можно использовать подстановочные символы:

  • * - любое количество символов, например: *ама - результатом поиска могут быть слова мама, лама и пилорама;
  • _ - любой один символ, например: _ама - результатом поиска могут быть слова мама и лама.

Загрузить документы

Если раньше Вы не знали об программе SD и у Вас уже есть каталог с файлами, то его можно загрузить в БД одним кликом: Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов». Все файлы будут помещаться в отдел «Основной документ». Дата и номер документа, по возможности, будут извлекаться из названия файлов, иначе дата создания берётся из системного меню компьютера.

Выгрузить выделенное

Можно выгрузить на жёский диск с сохранением структуры выделенный документ или целый раздел. Файлы из БД не удаляются. 

Документы, проекты

Все функции и управление такое же, как и в разделе Приказы, за исключением хранения файла в «Основной документ». На это файл не накладываются жёсткие ограничения, т.е. как и «Копию документа» его можно заменить в любое время, удалить документ через, скажем, полгода.

Данный раздел «Документы» можно использовать для проектов, договоров и др. Документов не критичных, если их кто-то случайно или преднамеренно удалит. Для перехода в раздел Документов на кнопке перехода должна быть надпись «Документы».

Журналирование

Меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Журналирование».

Почти все действия в разделах Приказы и Документы записываются в журнал по следующей логике, для выбранного вида журнала: указывается что было в поле до и после редактирования, действие редактирования:

  • «+» - добавлено новое действие;
  • «~» - редактирование поля;
  • «-» - удаление поля;

дата события, «В столбце» - где происходило изменение, «Пользователь» - под чьей учётной записью было совершено действие; с какого компьютера (имя компьютера в сети) и под каким пользователем вошёл человек на компьютер.

 

Журнал можно сохранить в *.xml файл и открыть в браузере или другой программой.

Очистить журнал

В меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Очистить журнал» можно очистить журнал, но несколько сотен последних строк удалить нельзя.

Размер БД не уменьшится, но новые данные и файлы будут записываться в появившееся пустое место, так что, какое-то время размер БД не будет увеличиваться.

 

source